Kennt auch ihr die Zeitfresser schlechthin? Genau, die Rede ist von E-Mails, Messengern und Co. Ich habe jetzt einen Bericht gefunden, einfach genial. Eine Firma hat ihren Mitarbeitern
E-Mail-freie Tage verordnet. Warum? Ganz einfach, E-Mails bieten viele Vorteile, eine einfache, schnelle Verständigung mit Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitern. Aber, und jetzt kommt es, sie werden auch zum wahren Zeitfresser.
Bereits früh am Morgen, nichts Böses ahnend, startet man seinen Tag. Der Computer wird hochgefahren, das Mailprogramm ist eine der ersten Anwendungen, die gestartet wird. Und da sind sie auch schon, Hunderte von E-Mails, viele mit belanglosem Inhalt, die sofort gelöscht werden können, etliche Newsletter, unendliche viele Spam-Mails und dazwischen ein paar wichtige Nachrichten. Mit dem Durchsehen der E-Mails am Morgen geht Tag für Tag jede Menge Arbeitszeit verloren. Locker eine Stunde kann man am Morgen damit zubringen, die E-Mails zu sortieren. Man ist noch nicht ganz durch, alles gesehen zu haben, was sich im Postfach angesammelt hat, schon kommt der bekannte Ton des Messengers und der Kollege oder ein Kunde begrüßen einen mit einem freundlichen „Guten Morgen“. Okay, dagegen ist nun wahrlich nichts einzuwenden, wird jedoch sofort danach die Frage gestellt, ob man denn dessen E-Mail gesehen habe, kann man schon verzweifeln. Schließlich tummeln sich im eigenen Postfach noch etwa 40 ungelesene Mails, die erst einmal in Ruhe angeschaut werden wollen.
Also erst einmal suchen, wo denn die E-Mail des Kunden, des Kollegen ist, die gerade nachgefragt wird. Wieder ist wertvolle Arbeitszeit einfach hinfort. Dann kommen noch einige andere kleine Unterbrechungen, zumeist von den Messengern, das Telefon läutet ab einer bestimmten Zeit ebenso häufig. Alles in allem Zeitfresser, die eine Arbeit, die innerhalb von 30 Minuten erledigt wäre, zu einer Tagesaufgabe machen. Doch wie sieht nun die Lösung aus?
Am besten ist es, man entscheidet sich für „Sprechzeiten“. Morgens werden einmal sämtliche eingegangenen E-Mails bearbeitet und beantwortet. Gut eine Stunde Zeit sollte man dafür einplanen, je nachdem, wie hoch das eigene E-Mail-Aufkommen ist. Innerhalb dieser Zeit kann man durchaus auch seine Messenger laufen lassen und sich mit Kunden, Geschäftspartnern und Kollegen austauschen. E-Mails, die einer intensiven Bearbeitung bedürfen bzw. für die man noch weitere Unterlagen zusammen suchen muss, sollte man gesondert legen, um sie später in Ruhe zu bearbeiten.
Nachdem man das morgendliche Chaos im Postfach sortiert hat, kann man das Mail-Programm schließen, sich bei den Messengern auf „offline“ stellen und in Ruhe und ungestört arbeiten. Sollten Rückfragen sein, die man per E-Mail oder Messenger stellen will, lohnt es sich, diese zu notieren und dann entsprechend zu einem späteren Zeitpunkt zu stellen. Auf diese Art und Weise schafft man deutlich mehr in deutlich kürzerer Zeit, da das ständige aus der Arbeit heraus gerissen werden und das neue Hineindenken einfach aufgehoben wird. Diese Arbeitsweise kann ich jedem nur empfehlen, dann hat der Arbeitstag auch endlich wieder einmal etwas weniger Stunden, obwohl man sein Pensum geschafft hat.
Wie steht ihr dazu? Schaffen euch die Zeitfresser auch oder schaltet ihr sie einfach ab? Gibt es komplett E-Mail-freie Tage bei euch?
